Примечание Когда вы отменяете и перегенируете счет-фактуру в Фактурирование, число новых счетов-фактур и дата, когда новый счет-фактура создан, обовляются в полях Документ счета-фактуры и Дата СФ в Проект. Когда вы отменяете счет-фактуру, вы можете только модифицировать такие данные счета-фактуры, как ссылка, адрес, налоговый номер, если требуется. Также можно изменить Оплачиваемая сумма когда вы создаете кредитовое авизо для определенной строки счета-фактуры, например введенного вручную счета-фактуры продаж. Если статус проекта и бюджета по крайней мере Фактический, вы можете выбрать соответтсвующие сеансы в Фактурирование чтобы отфактурировать затраты. Проект поддерживает следующие типы счетов-фактур:
Авансовые платежи Авансовые платежи (предоплаты) возможны для любого из методов фактурирования. Если в проекте участвуют несколько заказчиков, аванс должен быть связан с одним из них. Не допускается использовать запросы на авансовый платеж для задержки. Аванс можно связать с элементом или с работой. Если метод фактурирования проекта Частичный платеж, то можно связать предоплату с частичным платежом. Этот частичный платеж может быть использован для урегулирования обязательств по авансу (предоплате). Если предоплата не связана с частичным платежом, можно урегулировать предоплату в следующем счете-фактуре. Для ведения предоплат нужно выбрать код дохода, записанный в сеансе Стандартные доходы (tppdm0515m000). Задержка Заказчик выплачивает сумму задержки после того, как работы по проекту выполнены с удовлетворительным результатом. Задержки могут использоваться в любом методе фактурирования. Нельзя использовать задержки для запросов на авансовые платежи. В сессии Задержка (tppin4140m000) ведутся и разрешаются суммы задержки для фактурирования. Печать информации о задержках с помощью сеанса Печать задержек (tppin4440m000). Определение кодов дохода Коды доходов для проекта определяются в сеансе Проект — доходы (tppdm6515m000) и для дополнительного соглашения — в сеансе Стандартные доходы (tppdm0515m000). Код доходов можно задать на трех уровнях:
Для метода фактурирования Затраты плюс и Тариф рекомендуется ввести код дохода на одном из этих уровней, распределить доходы по кодам в одном из следующих сеансов:
Если для объекта затрат не существует кода доходов, можно задать код доходов для объекта затрат, работы, и элемента при помощи:
Коды доходов и дополнительные соглашения Если дополнительное соглашение имеет метод фактурирования Бюджет.затраты или метод фактурирования Фактические затраты в сессии Доп.соглашения проекта (tpptc0510m000), LN распределяет доход на код дохода в сеансе Назначение элементов и работ кодам дохода (tppin0820m000). Если вы выбираете в качестве метода фактурирования Сумма контракта, то LN находит один из следующих кодов дохода:
Обработка Фактурирование Фактурирование собирает данные счетов-фактур и передает их с помощью сеанса Передача операций в фактурирование (tppin4200m000) в модуль Фактурирование для финального редактирования и печати. Фактурирование выполняет кастомизацию адресов для счета-фактуры, вида документа счета-фактуры, нетто-сумм и/или брутто-сумм, и печатает номера документов. Предварительные (резервные) суммы также составляются для задержек (удержаний). После передачи деталей счета-фактуры в модуль Фактурирование, можно изменить, завершить и распечатать счета-фактуры. В конечном итоге, LN пересылает доходы по счетам-фактурам в Доходы по проектам в Ход выполнения проекта и в Финансы. Когда вы проводите счет-фактуру в баланс, Фактурирование пересылает статус счета-фактуры в модуль Фактурирование.
|
Если вы используете этот метод, то ваш контрагент-получатель счетов-фактур должен также иметь тип частичного платежа. Эти частичные платежи есть частичные суммы счетовфактур, которые отосланы контрагенту по завершению элемента, этапа, или работы. Вы можете назначить точки, процентные значения или фиксированные суммы, которые представляют частичный платеж от суммы контракта, подлежащие уплате.
Вы основывете фактурирование на основе фактических затрат плюс прибыль проекта. Это означает что вы выставляете счета-фактуры контрагенту по мере несения затрат по проекту. Вы передаете эти транзакции «Затраты плюс» в Фактурирование. В модуле Фактурирование вы можете утверждать, составлять, печатать и отправлять счета-фактуры заказчику.
Суммы по дополнительным соглашениямогут оформляются в отдельные счета-фактуры, выставляемые заказчикам. Они связаны со строкой бюджета объекта затрат. Если затраты, например, превышают бюджет, это превышение будет отфактурировано через дополнительное соглашение. Это зависит от типа используемого дополнительного соглашения:
Строка предоплаты в счете-фактуре проводится в сеансе Ввод дохода (tpppc3501m000) с кодом доходов, выбранным в сеансе Авансов.расчеты (tppin4110m000).
Организации обычно устраивают транспортировку товаров, которые они продают своим клиентам. Организации должны заплатить перевозчику за транспортировку товаров. Чтобы компенсировать затраты на перевозку, которые они должны выплатить перевозчику, организации могут послать счет-фактуру клиенту или поставщику. В модуле Фактурирование перевозок счета-фактуры могут быть созданы как для внутренних, так и для внешних контрагентов. Дополнительную информацию см. в Внутреннее и внешнее фактурирование. Большинство организаций имеются соглашения со своими клиентами и поставщиками, по тому, как много они могут брать за транспортировку: Полную сумму, выплаченную перевозчику, некоторый специальный тариф или совсем без оплаты. В Управление перевозками сумма для затрат на перевозку, выставляемая контрагенту, определяется методом фактурирования, заданным для контрагента. Дополнительную информацию см. в: Методы фактурирования Счета-фактуры за затраты на перевозку основываются на заказах на перевозку. Передача информации заказов на продажу и перевозку в Фактурирование Передача данных фактурирования заказа на продажу может быть выполнена в модуле Продажи. Когда счет-фактура продаж передается в Фактурирование с рассчитанной суммой по (детальной) строке заказа на продажу, система LN также может передать в Фактурирование и счет-фактуру перевозки. Фактурирование тогда комбинирует счет-фактуру заказа и счет-фактуру перевозки и посылает один счет-фактуру. Чтобы система LN передавала информацию счета-фактуры перевозки вместе с информацией фактурирования продаж, установите флаг Вкл. затр.на перевозку в сеансе Разрешение заказов на продажу/графиков к фактурированию (tdsls4247m000). Иначе, вы должны будете передать информацию перевозки посредством сеанса Разрешение фактурирования (fmfri0210m000) или сеанса Информация о СФ на перевозку (fmfri0110m000). Если заказ на перевозку был сгенерирован для заказа на продажу, заказ на перевозку может быть передан до исходного заказа. В таких случаях модуль Продажи создает счет-фактуру на себестоимость реализованной продукции, а Управление перевозками создает счет-фактуру на затраты на перевозку. Примечание Вы не можете передать данные фактурирования непосредственно для заказов с другими источниками, но вы можете передать информацию фактурирования из заказов на перевозку, созданных из тех заказов. Причина этого в том, что для тех заказов не существует опции фактурирования. Фактурирование перевозок, обрабатываемое Управление перевозками или Обслуживание и ремонт Фактурирование перевозок может обрабатываться в Управление перевозками или в Обслуживание и ремонт. Если обрабатывается Обслуживание и ремонт, статус фактурирования в сеансе Информация о СФ на перевозку (fmfri0110m000)- Не используется. За дополнительной информацией обратитесь к Возможные значения Передача заказов на перевозку в Фактурирование Чтобы заказы на перевозку можно было передать в Фактурирование, статусы заказов на перевозку должны быть хотя бы Отгруженный. Заказы на перевозку могут быть переданы пакетом в сеансе Разрешение фактурирования (fmfri0210m000). Альтернативно, вы можете передать отдельные строки заказа на перевозку в Фактурирование в сеансе Информация о СФ на перевозку (fmfri0110m000). Фактурирование на основе затрат на перевозку или тарифов клиента Если фактурирование инициируется из заказа на перевозку, вы можете передать заказ на перевозку для фактурирования, когда статус заказа на перевозку — Отгруженный или выше, чем Отгруженный. Заказ на перевозку получает статус Отгруженный:
Фактурирование на основе затрат на перевозку (обновления разрешены) Если возникла разница между суммой затрат на перевозку, выставленной контрагенту, и фактически понесенными транспортными расходами, этот метод фактурирования позволяет вам послать контрагенту другой счет-фактуру на эту разницу. Фактурирование на основе счета-фактуры перевозчика Если фактурирование основывается на счете-фактуре перевозчика, вы можете выставить контрагенту счет на разницу между суммой затрат на перевозку выставленной до того, как стал известен счет-фактура перевозчика, и суммой счета-фактуры перевозчика. После того, как счет-фактура перевозчика был получен и утвержден в модуле Счета кредиторов, LN передает фактические затраты на перевозку из счета-фактуры перевозчика в Управление перевозками и обновляет отгрузки и грузы или кластеры заказов на перевозку фактическими затратами на перевозку. Чтобы задать, что фактурирование основывается на счете-фактуре перевозчика:
Фактурирование на основе оценочных затрат, сделанных окончательными Если фактурирование не основывается на счете-фактуре перевозчика, например, когда ваша организация самостоятельно выполняет транспортировку товаров, вы также можете фактурировать вашего контрагента обновленными суммами затрат на перевозку, если после того, как вы послали счет-фактуру транспортных затрат клиенту, оказалось, что фактически понесенные затраты отличаются от ранее выставленных по счету-фактуре. Для обновления затрат на перевозку, если фактурирование не основывается на счете-фактуре перевозчика, измените суммы в отгрузках или кластерах, как необходимо, и в меню соответствующий сеанса Кластеры заказа на перевозку (fmfoc3100m000) или сеанса Грузы (fmlbd4100m000) нажмите Установить факт.затраты—> Окончательный. Учтите, что эта опция доступна, если статус груза или кластера — Завершеный. За дополнительной информацией обратитесь к Окончательный. Чтобы указать, что фактурирование не основывается на счете-фактуре перевозчика, либо в сеансе Кластеры заказа на перевозку (fmfoc3100m000), либо в сеансе Грузы (fmlbd4100m000), снимите флаг СФ перевозчика/ТЛК. Передача обновленных затрат на перевозку в Фактурирование После того, как пользователь установил оценочные затраты в Окончательный, или после того, как затраты на перевозку обновились суммой счета-фактуры перевозчика из модуля Счета кредиторов, вы должны передать обновленные затраты на перевозку в Фактурирование, где обновленные затраты на перевозку будут дальше обработаны и отфактурированы контрагенту. В Фактурирование фактические затраты дальше обрабатываются, создаются счета-фактуры и посылаются контрагенту. Обратите внимание, что фактические затраты передаются в Фактурирование, если разница с какими-либо ранее переданными затратами на перевозку больше разницы, указанной в сеансе Параметры выписки СФ на перевозку (fmfri0100m000). В сеансе Параметры выписки СФ на перевозку (fmfri0100m000) вы можете указать эти границы в поле Если больше чем и поле Если сумма больше,чем. Примечание Если применяются методы фактурирования — Затраты на перевозку и Затраты на перевозку (Обновл.разреш.), внутренние контрагенты всегда фактурируются фактическими затратами на перевозку. Затраты плюс и дополнительные затраты являются двумя разными концепциями. Дополнительными затратами являются добавочные услуги, выполненные перевозчиком, которые вы должны оплатить. Наценка на затраты перевозчика добавляется к счету-фактуре, если установлен флаг Дополнительный процент т или флаг Дополнительная сумма в сеансе Контрагент-получатель счетов-фактур (tccom4112s000).
|
Часто они также организуют транспортировку товаров, закупаемых у своих поставщиков. В обоих случаях организации обычно отдают транспортировку этих товаров на субподряд перевозчику.
Чтобы создать счета-фактуры, информация по фактурированию этих заказов должна быть передана в подсистему Фактурирование. В Фактурирование счета-фактуры создаются и посылаются контрагентам.
Это позволяет выполнить пересчет затрат на перевозку, если отгруженное количество отличается от заказанного количества. Дополнительную информацию по пересчету затрат на перевозку см. в Перерасчет для отклонений отгрузок. Кроме того, у заказов на перевозку со статусом ниже, чем Отгруженный, существует большая вероятность быть удаленными или измененными, поэтому фактурирование таких заказов нецелесообразно.
LN также обновляет фактическими затратами заказы на перевозку, из которых происходят грузы и отгрузки или кластеры. Для этого фактические затраты отгрузок и грузов или кластеров делятся по заказам на перевозку, на которых основаны отгрузки и грузы или кластеры.
Создание периодических документов фактуры (Фактурирование)
Создание периодических документов фактуры (Фактурирование)Создание периодических документов фактуры
Использование
Некоторые клиенты могут требовать периодическую обработку счетов-фактур, с тем чтобы все поставки, подлежащие фактурированию, к определенному времени были собраны в один сводный счет.
Необходимые предпосылки
Чтобы выполнить это требование, должны быть определены сроки выставления счетов для клиента:
- должен быть создан производственный календарь, содержащий
специальные правила вместо рабочих дней. Такие специальные правила
относятся к дням, в которые должно выполняться фактурирование.
Если, например, счет-фактура будет выставляться каждый последний
рабочий день месяца, то этот день должен быть введен как
“действительный от” день и “действительный по” день.
- идентификационный номер производственного календаря должен быть указан на экране фактурирования в основной записи плательщика в поле С роки выставления счетов-фактур .
Операции
При обработке торгового документа система копирует дату фактуры из производственного календаря и вводит ее в соответствующий документ следующим образом:
- для документов, подлежащих фактурированию на основе заказа (запросы кредитования и дебетования и возвраты), дата фактуры копируется системой в торговый документ;
- для документов, подлежащих фактурированию на основе поставки (например, стандартные заказы), дата фактуры копируется системой в поставку. Однако это в поставке не отображается.
В день следующей даты фактурирования, определенной с помощью
производственного календаря, системой отбираются все заказы клиента
и поставки, которые заносятся в рабочий список фактур.
Теперь они
могут быть фактурированы.
В результате указания идентификационного номера производственного календаря в основной записи клиента все заказы или поставки для этого клиента за определенный период времени имеют одинаковую дату фактуры и могут быть объединены в один сводный счет.
На приведенном ниже рисунке показано, как работает система, если для клиента определен производственный календарь.
Для получения дальнейшей информации по созданию производственного календаря дат фактурирования перейдите к руководству по внедрению системы (IMG) и просмотрите в меню
Создание счета-фактуры перед отпуском материала (Библиотека SAP
Создание счета-фактуры перед отпуском материала
Использование
При фактурировании для
SAP Customer Relationship Management (фактурирование в CRM) или фактурировании
для ERP (фактурирование в ERP) можно определить необходимость создания
счета-фактуры для одной или нескольких поставок.
В стандартной системе в результате фактурирования в CRM или фактурирования в ERP после отпуска материала создается счет-фактура. Однако при необходимости печати счета-фактуры до завершения загрузки и процесса транспортировки, например международной транспортировки, перед проводкой отпуска материала можно создать текущий счет-фактуру. Это выполняется путем отправки требования счета из Extended Warehouse Management (EWM) в фактурирование в ERP или фактурирование в CRM.
Для каждой поставки можно запросить счет-фактуру или один или несколько счетов-фактур для содержимого транспортного средства или транспортной единицы.
● При необходимости печати счета-фактуры для содержимого транспортного средства или транспортной единицы в EWM инициируется печать счета-фактуры в фактурировании в CRM или фактурировании в ERP путем отправки сообщения Печать документа фактуры.
●
При необходимости
создания счета-фактуры для каждой поставки в EWM автоматически инициируется
создание и печать счета-фактуры при создании исходящей поставки.
Интеграция
● При использовании фактурирования в CRM выполнено соединение с системой ERP и системой SAP CRM.
● При использовании фактурирования в ERP выполнено соединение с системой ERP.
В EWM выполняется отправка в ERP релевантных для счета-фактуры данных. В ERP выполняется копирование данных в фактурирование в ERP или фактурирование в CRM.
При создании счета-фактуры существуют следующие особенности:
● В случае прямых заказов на исходящую поставку счет-фактура всегда создается через фактурирование в ERP.
● В случае заказов CRM счет-фактура всегда создается через фактурирование в CRM.
● В случае заказов ERP счет-фактура всегда создается через фактурирование в ERP.
Предпосылки
●
При использовании
фактурирования в CRM выполнена установка индикатора СпОМ (выставление
счета перед отпуском материала) в данных, релевантных для делового партнера.
Установку этого индикатора можно переопределить в заказе клиента.
Для получения дополнительной информации см. библиотеку SAP в разделе SAP CRM ® Компоненты и функции ® Сбыт ® Сбытовая операция ® Заказы клиента ® Дополнительные функции для управления запасными частями.
● При использовании фактурирования в ERP выполнена установка индикатор СпОМ (выставление счета перед отпуском материала) в пользовательской настройке ERP в разделе Система оперативной логистики ® Интеграция Extended Warehouse Management ® Параметры настройки для фактурирования ® Определить выставление счета перед отпуском материала .
● В маршруте заданы определенные характеристики, например географическая группа GTS на уровне заголовка, определяющая необходимость проверки поставки таможенным ведомством. Выберите на экране
● Определено, что для EWM требуется фактурирование в CRM или фактурирование в ERP для одиночных поставок, а также для групп поставок в соответствии с содержимым транспортного средства или транспортной единицы. Например, если транспортное средство используется для поставки 50 различных регуляторов, в EWM из фактурирования в CRM запрашиваются по крайней мере 50 счетов-фактур.
На экране SAP Easy Access выберите Extended Warehouse Management ® Интерфейсы ® Счет-фактура перед отпуском материала.
● В пользовательской настройке EWM определен следующий вид документа и вид позиции исходящей поставки:
o
Определен
профиль процесса для вида документа исходящей поставки, который предоставляет
возможность выставления счета перед отпуском материала. Например, вид
документа OUTB Заказ на исходящую поставку используется с профилем процесса
/SCWM/OUT_PRD Стандарт заказа на исходящую поставку в качестве заголовка поставки и профиля процесса
/SCWM/OUT_PRD_DLV Стандартная позиция заказа на исходящую
поставку EWM в качестве позиции поставки.
Для получения
дополнительной информации см. IMG для компонента EWM по пути
Процесс отпуска материала ® Исходящая поставка ® Настройки, выполняемые вручную ® Определить виды документов для процесса исходящих
поставок.
o Определен профиль процесса для вида позиции исходящей поставки, который предоставляет возможность выставления счета перед отпуском материала. Например, вид позиции ODLV Стандартная позиция исходящей поставки используется с профилем процесса /SCWM/OUT_PRD_DLV Стандартная позиция заказа на исходящую поставку.
Для получения дополнительной информации см. IMG для EWM в разделе Общие для всех процессов параметры настройки ® Обработка поставки ® Управление процессом ® Определить профиль процесса для заголовка документа поставки или Определить профиль процесса для позиции документа поставки
.
● Если маршруты не используются в исходящей поставке, можно определить в пользовательской настройке EWM для вида документа исходящей поставки следующие параметры:
o При создании исходящей поставки в EWM автоматически инициируется создание счета-фактуры и ее печать
o Создание счета-фактуры и ее печать инициируются вручную в интерфейсе пользователя исходящей поставки позднее
● Для маршрутов, используемых в счете-фактуре перед процессом отпуска материала, определена одна из следующих опций:
o Счет-фактура для исходящих поставок должен быть создан отдельно.
o Счет-фактура для исходящих поставок должен быть создан как группа на транспортную единицу или на транспортное средство, либо вручную в интерфейсе пользователя для исходящей поставки.
На экране
SAP Easy
Access выберите Extended Warehouse
Management ® Интерфейсы ® Счет-фактура перед отпуском
материала.
Функции
Для отдельных запросов из EWM при фактурировании в CRM или в ERP напрямую создаются отдельные счета-фактуры, изменение которых невозможно. Для внесения изменений необходимо удалить исходящую поставку. В результате счет-фактура автоматически отменяется. При создании новой исходящей поставки счет-фактура создается и выводится на печать автоматически.
Для групповых запросов из EWM для каждого транспортного средства или транспортной единицы в фактурировании в CRM или в ERP создаются один или несколько счетов-фактур. При фактурировании в CRM создаются соответствующие позиции рабочего списка фактур. При фактурировании в ERP позиции рабочего списка фактур не создаются. В EWM в эти поставки можно внести изменения. Если это происходит перед созданием счета-фактуры, в ERP или SAP CRM выполняется обновление поставок или релевантных для счета-фактуры данных в соответствии с вводом из EWM.
После проводки отпуска
материала можно инициировать только печать счета-фактуры из фактурирования в
CRM или ERP.
Если для заказа клиента транспортировка выполняется на нескольких транспортных средствах, для каждого транспортного средства можно создать связанные исходящие поставки и запросить для них счета-фактуры.
Релевантность для счета
При помощи параметров настройки на уровне заказа клиента или поставки можно управлять глобальной релевантностью для создания счета-фактуры перед отпуском материала на уровне позиции поставки.
После выбора принтера при фактурировании в CRM или ERP можно выбрать профиль печати. В EWM выполняется поиск профиля печати и отправка сообщения в систему фактурирования в CRM или ERP, соответственно. Для печати одиночных запросов в системе фактурирования используется найденный профиль печати. Для печати групповых запросов в системе фактурирования используется профиль первой найденной поставки.
Следует
определить один и тот же профиль печати в фактурировании в CRM или в ERP и в
системе EWM, чтобы обеспечить возможность печати счетов-фактур при
фактурировании в CRM или в ERP.
Сторно счета
Изменение счета-фактуры после создания невозможно. Например, если единица обработки загружена в другую транспортную единицу и требуется изменить уже созданный счет-фактуру, необходимо выполнить сторно счета. В EWM выполняется отмена счета-фактуры, который был создан для фактурирования в CRM или в ERP. Затем можно снова выполнить запрос на создание счета-фактуры и ее печати для измененного документа транспортировки или поставки.
Действия
Помимо прочего, в SAP CRM определяется необходимость отправки из EWM требования счета для поставки перед проводкой отпуска материала в фактурирование в CRM через систему ERP в соответствии со статусом делового партнера Создание счета-фактуры перед проводкой отпуска материала разрешено. Этот параметр можно переопределить в заказе клиента SAP CRM.
В ERP для определения
релевантности исходящей поставки для процесса Счет-фактура перед отпуском
материала используются записи пользовательской настройки.
В ERP можно
выполнить настройку индикатора для вида торгового документа и сбытовой
организации, с которым позиции документа отправляются в EWM.
Если индикатор СпОМ для позиции поставки предоставляет возможность фактурирования перед отпуском материала, зависящего от маршрута, в EWM выполняется определение вида запроса для отправки в систему фактурирования в CRM или в ERP для создания и печати счета-фактуры:
● одиночный запрос для немедленного создания и печати счета-фактуры
● групповой запрос для создания и печати счета-фактуры
Для запроса, печати или сторнирования счета-фактуры с использованием группового запроса выберите на экране SAP Easy Access элемент Extended Warehouse Management ® Приемка материала и отгрузка ® Обработать транспортное средство или Обработать транспортную единицу. Если транспортное средство или транспортная единица не используются в исходящей поставке, выберите на экране SAP Easy Access элемент Extended Warehouse Management ® Обработка поставки ® Исходящая поставка ® Выполнить ведение исходящей поставки или Вывоз, а затем выберите одну из следующих опций:
● Запрос счета-фактуры
Из системы EWM в
систему SAP CRM или ERP отправляется сообщение Создать
счет-фактуру.
● Сторнировать счет-фактуру
Из системы EWM в систему SAP CRM или ERP отправляется сообщение Сторнировать счет-фактуру.
● Печатать счет-фактуру
Из системы EWM в систему SAP CRM или ERP отправляется сообщение Печатать счет-фактуру.
● Получить статус
Выполняется запрос и отображение статуса создания счета-фактуры для поставки ERP.
SAP FI — Процессы счетов AR
Помимо процессов выставления счетов, предоставляемых SAP, вы можете определить свои собственные процессы выставления счетов. Для каждого процесса вы можете настроить поведение программы фактурирования SAP в соответствии со своими требованиями, чтобы выполнялись только необходимые функции фактурирования и учитывались ваши индивидуальные настройки для этих функций. Эта гибкость является дополнением к усовершенствованию без модификации, которое включает в себя BAdI и события.
Процессы фактурирования используются в качестве параметров выбора для массовых операций для «Фактурирование в контокоррентных расчетах».
Диапазоны номеров для документов фактурирования определяются в зависимости от процессов фактурирования.
Процессы фактурирования — это дифференцирующая характеристика для активации дополнительных функций фактурирования.
Отдельные этапы процесса «Выставление счетов в Контокоррентных расчетах» описаны ниже.
Шаги процесса — процессы счета
Процесс выставления счета включает следующие шаги:
Выбор данных — при выборе данных заказы на выставление счета выбираются для процесса выставления счета. Вы определяете критерии выбора для выбора данных для процесса фактурирования.
Создание единиц фактурирования — выбранные заказы на фактурирование группируются в единицы фактурирования для каждого контокоррентного счета. Вы можете создать несколько единиц выставления счетов для каждого контокоррентного счета.
Для каждой единицы фактурирования «Фактурирование в контокоррентных расчетах» создает один документ фактурирования. Вы определяете критерии для создания единиц фактурирования для процесса фактурирования.Обработка документов фактуры — документы фактуры, выбранные для единицы фактурирования, включены в документ фактуры. Позиции документа фактуры связаны с позициями документа фактурирования, и выполняются деривации, необходимые для проводки в «Контокоррентных расчетах» (FI-CA).
Выполнение дополнительных функций — Помимо обработки документов фактуры, в разделе «Фактурирование в контокоррентных расчетах» можно интегрировать дополнительные функции FI-CA. Например, начисление процентов, создание предложений для напоминаний или расчет начислений и скидок. Вы определяете, какие дополнительные функции выполняются для каждого процесса выставления счетов.
Ведение счета — С помощью обслуживания счета, встроенного в «Выставление счетов в контокоррентных расчетах», вы можете выполнять расчеты между документами проводки, введенными в Фактурирование, и открытыми позициями контокоррентного счета, проведенными до выставления счета.
Вы определяете критерии для клиринга в управлении клирингом.Обновление — документ фактурирования, созданный для блока фактурирования, и документы проводки записываются в базу данных. Обработанные счета-фактуры будут удалены. Наряду с блоком выставления счетов создаются контейнер корреспонденции для печати счетов и заказ на извлечение для обновления BW.
Для каждой единицы фактурирования «Фактурирование в контокоррентных расчетах» создает один документ фактурирования. Вы определяете критерии для создания единиц фактурирования для процесса фактурирования.
Вы определяете критерии для клиринга в управлении клирингом.На Ривненской АЭС обсудили внедрение в Компании процесса фактурирования в системе SAP ERP
Размер шрифта
Сбросить
10.06.2019Совершенствование процесса фактурирования в Единой информационно-аналитический системе Компании на базе SAP ERP обсуждался на площадке Ривненской АЭС во время совещания под руководством директора по финансам и бюджетированию НАЭК «Энергоатом» Анжелы Депелян.
Представители обособленных подразделений НАЭК «Энергоатом», дирекций по финансам и бюджетированию, информационных технологий, управления закупками Компании совещались по вопросам оптимизации работы с поставщиками товаров, работ и услуг с целью прозрачности всех составляющих процесса, от заключения договоров до конечной оплаты стоимости продукции.
Как подчеркнула Анжела Депелян, на любом этапе работ в информационной системе Компании SAP ERP будет отображаться актуальная информация по расчетам с контрагентами. Сегодняшний день требует такого подхода для принятия эффективных управленческих решений, а также позволит видеть историю по любому поставщику. Для внедрения подсистемы фактурирования необходимо сотрудничество бухгалтерских, договорных и ІТ-служб, в результате чего достигнется прозрачность в работе с подрядчиками. Это очень важно при работе в условиях нового рынка электроэнергии, который вводится с 1 июля текущего года. «Внедрение процесса фактурирования позволит видеть, анализировать и выдавать достоверную отчетность по состоянию на настоящее время», — подытожила директор по финансам и бюджетированию Энергоатома.
Как прокомментировал заместитель начальника службы информационных технологий РАЭС Сергей Котельник, система SAP ERP за счет постепенного внедрения отдельных модулей приближается к полноценной корпоративной информационной системе ГП «НАЭК «Энергоатом» с завершенными циклами процессов. Примером этого является фактурирование, которое будет замыканием процессов закупки и поставки, а также предоставит окончательные данные о взаиморасчетах с контрагентами.
По словам начальника договорного управления РАЭС Сергея Кулеша, встреча проведена в конструктивном формате, обсуждены общие вопросы, подробно прописана так называемая «дорожная карта» перехода на работу в едином по Компании программном продукте.
Поделиться Версия для печатиНастройка плана фактурирования с автовыравниванием ТАП в финансах.
(Down payment with auto clearing in SD).В этой статье я расскажу о том, какие предпосылки нужно иметь, чтобы стандартный функционал автовыравнивания требования авансового платежа (ТАП) работал. Примеры составлены на базе лучших практик (best practice) для Германии.
Для примера взята активация лучших практик для Германии на системе S4 HANA 1709 (для перехода по ссылке, нужен S-user).
Коротко о минимальных требованиях, чтобы процесс заработал:
- Позиция заказа клиента должна иметь релевантность обработки фактурирования (Billing relevance) по плану фактурирования.
- План фактурирования должен иметь вид «Частичное фактурирование» (Milestone billing plan).
- Позиции плана фактурирования, относящаяся к требованию авансового платежа (ТАП), должны иметь правило расчета (billing rule) – 4 или 5.
- Счетам выручки и отражения ТАП должна быть присвоена группа статусов полей (Field status group) с открытыми для ввода полями заказа клиента (sales document) и позиции в разделе дополнительные контировки (additional account assignments).
- Предпосылка правила копирования (Copying requirements) позиции между заказом и видом фактуры для генерации ТАП (Copying control: sales document to billing document) должна быть установлена в одно из значений: 20,21,23.
- Предпосылка правила копирования (Copying requirements) позиции между заказом и видом закрывающей фактуры (Copying control: sales document to billing document) должна быть установлена в значение «23».
Выглядит весь процесс следующим образом:
- Создание заказа клиента (Вид заказа OR)
Убедитесь, что тип позиции определился корректный с нужными Вам настройками релевантности фактурирования и правильным видом плана фактурирования. В стандартной системе тип позиции TAO, обладает нужными настройками.
Рисунок. Заказ клиента- Заполнение данных плана фактурирования в позиции заказа клиента.
На уровне позиции, убедитесь, что для позиции, отражающей ТАП, выбран правильный тип срока (Date category).
В стандартной системе, для отражения ТАП используются типы срока 03(сумма в процентах) и 04(сумма в стоимостном выражении). К этим типам сроков привязаны дополнительные настройки, такие как «вид фактуры» (billing type) и «правильно расчёта» (billing rule)
- Формирование ТАП к позиции заказа клиента (вид фактуры FAZ)
После успешного создания заказа клиента с планом фактурирования, создайте ТАП. При работе с планом фактурирования необходимо использовать транзакцию VF04.
В результате Вы должны создать фактуру с автоматической проводкой в финансы, но из-за настроек, выполненных в плане фактурирования и настроек правил копирования, результатом проводки будет создание памятной позиции ТАП.
Рисунок . Поток документов к заказу клиента после создания ТАПРисунок . Финансовый документ, созданный по фактуре FAZ.- Выравнивание ТАП с поступившими средствами
Стандартное автовыравнивание работает только по оплаченному ТАП.
Создание платежа выполняется через транзакцию F-28.
- Формирование закрывающей фактуры (вид фактуры F2)
После того, как ТАП оплачен\выровнен, система поймет, что по итоговой фактуре требуется выполнить выравнивание с существующим авансом. Еще раз выполняем создание фактуры по заказу клиента в VF04, но на этот раз формируем итоговую фактуру. При этом в итоговой фактуре появится дополнительная позиция с суммой оплаченного ТАП.
Рисунок . Создание итоговой фактурыРисунок . Поток документов после создания итоговой фактуры- Анализ созданного финансового документа
Посмотрим на документ, который сформировался в финансах.
Рисунок . Проводка в финансы по итоговой фактуреЦветом выделены группы счетов, которые закрываются с входящим платежом.
Рисунок . Проводки по входящему платежу при выравнивании с ТАПДля понимания с нумерацией по счетам:
- 10100006 – № делового партнера клиента. За ним скрывается контрольный счет дебитора. (62 счет в РФ БУ)
- 21191500 – Счет учета, исходящего налога во входящем платеже по авансу (68*1 счет в РФ БУ)
- 22000000 – Счет учета, исходящего налога к уплате в бюджет (68*2 счет в РФ БУ)
- 41000000 – Счет выручки (90\91 счет в РФ БУ)
- 11001000 – Банковский счет (51 счет в РФ БУ)
За ним скрывается контрольный счет дебитора. (62 счет в РФ БУ)В итоге после этих проводок в финансах числится задолженность на клиенте в 714 EUR (1190 EUR выставленная на клиента минус 476 EUR оплаченная по ТАП).
Рисунок . FBL5H по клиенту, после формирования итоговой фактуры.Полезные ссылки:
PS:
Если неправильно указали корреспонденцию счетов, пишите в комментариях будем править.
Поделиться ссылкой:
Понравилось это:
Нравится Загрузка…
ПохожееЧто такое счет-фактура? Для чего это используется?
6 мин. Читать
- Концентратор
- Выставление счетов
- Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это документ, в котором перечислены продукты и услуги, которые предприятие предоставляет клиенту, и устанавливается обязательство со стороны клиента оплатить предприятию эти продукты и услуги.
Выставление счетов имеет решающее значение для малого бизнеса, потому что счета — это бизнес-документы, которые позволяют компаниям получать оплату за свои услуги.
Популярным способом начать работу со счетами является использование шаблонов счетов. Шаблоны счетов экономят ваше время, так что вам не нужно повторно вводить одну и ту же информацию каждый раз, когда вы выставляете счет. Если вы хотите стать немного более продвинутым, FreshBooks также делает программное обеспечение для выставления счетов, которое до смешного просто в использовании.
Счета-фактуры служат важной цели как для бизнеса, отправляющего счет, так и для клиента, который его получает. Для малых предприятий счет-фактура помогает ускорить процесс оплаты, уведомляя клиентов о предстоящем платеже.Для клиентов счета-фактуры обеспечивают организованный учет расходов с подробными деталями и могут помочь в ведении учета.
Эти темы помогут вам понять, что такое счет-фактура, чтобы вы могли создавать счета-фактуры для малого бизнеса.
:
Что такое определение счета-фактуры?
Для чего используется счет-фактура?
Что такое идентификатор счета?
Как назначить номера счетов-фактур
Как выглядит счет-фактура?
Что такое счет-фактура?
Термин «счет-фактура» определяется в Оксфордском словаре английского языка как «список отправленных товаров или предоставленных услуг с указанием суммы, причитающейся за них; счет.”
Счета — это основа бухгалтерской системы малого бизнеса. Счет-фактура сообщает вашему клиенту, сколько он вам должен, когда должен быть произведен платеж и какие услуги вы предоставили.
Для чего используется счет-фактура?
Счета-фактуры используются как исходный документ для бухгалтерского учета. Счета-фактуры полезны для регистрации всех торговых операций, которые компания совершает со своими клиентами. Счета-фактуры используются предприятиями для различных целей, в том числе:
- Для запроса своевременной оплаты от клиентов
- Для отслеживания продаж
- Для отслеживания запасов для предприятий, продающих продукты
- Для прогнозирования будущих продаж с использованием исторических данных
- Для регистрации доходов от бизнеса для налоговых деклараций
Что такое идентификатор счета?
Идентификатор счета-фактуры, также называемый номером счета-фактуры, представляет собой уникальный номер, который присваивается каждому счету-фактуре, генерируемому компанией.
Номер счета-фактуры является важным элементом счета-фактуры, потому что он позволяет бизнесу легко идентифицировать и ссылаться на отдельные транзакции с клиентами.
Идентификатор счета-фактуры может включать как цифры, так и буквы. Хотя счета-фактуры не обязательно нумеровать последовательно, вам необходимо создать единую систему идентификаторов счетов и убедиться, что вы не присваиваете номер счета более одного раза.
Как присвоить номера счетов-фактур
Существуют различные подходы, которые компании могут использовать для присвоения номеров счетов-фактур.Вот несколько распространенных подходов к присвоению номеров счетов:
SEQUENTIAL
Это самый простой способ присвоения номеров счетов, который используется по умолчанию в большинстве облачных программ для выставления счетов. Чтобы назначить последовательные номера счетов-фактур, вы должны начать с любого номера (обычно 1) и присвоить каждому продолжающемуся счету следующий номер в последовательности.
Например:
Счет-фактура № 001
Счет-фактура № 002
Счет-фактура № 003
Последовательные номера счетов-фактур позволяют легко поддерживать единообразие и гарантировать, что вы никогда не назначите повторяющиеся идентификаторы счетов.
ХРОНОЛОГИЧЕСКИЙ
Чтобы присвоить номера счетов с использованием хронологического метода, вы отсортируете все счета по дате их создания. Таким образом, первая серия чисел в идентификаторе всегда будет относиться к дате. После даты номер вашего счета также будет включать уникальные номера, присвоенные этому счету. Вы можете использовать любой формат даты для хронологических номеров счетов. Например, если счет создан 30 сентября 2018 г. и его уникальный номер — 0022, вы можете присвоить этот номер счету: 2018-09-30-0022.
ПО ИДЕНТИФИКАТОРУ КЛИЕНТА
Некоторые компании назначают уникальные идентификаторы клиентов каждому из своих клиентов, и вы можете использовать идентификатор клиента для присвоения номеров счетов-фактур.
Процесс присвоения номеров счетов по идентификатору клиента аналогичен процессу хронологической нумерации. Идентификатор счета-фактуры начинается с идентификатора клиента, а затем следует уникальный номер. Например, если вы назначили своему клиенту идентификационный номер клиента 490, а уникальный номер, который вы используете, — 004, вы можете использовать подход идентификатора клиента, чтобы назначить номер счета 490-004.
ПО ИДЕНТИФИКАТОРУ ПРОЕКТА
Если ваш бизнес работает над несколькими проектами одновременно и вы выставляете счета клиентам по проектам, то вы можете назначить номера счетов по идентификатору проекта. Этот метод распространен в строительной отрасли. Чтобы назначить номера счетов по идентификатору проекта, первая часть вашего номера счета будет относиться к идентификатору проекта, а вторая часть будет порядковым номером, чтобы различать разные счета, выставленные для этого конкретного проекта. Например, если вы создавали счет-фактуру для своего проекта 6221, вы могли бы присвоить свой первый номер счета-фактуры для проекта как 6221-001.
Как выглядит счет-фактура?
Профессиональный счет-фактура будет выглядеть чистым, читаемым и простым, но при этом будет содержать все подробности о предоставляемых услугах и оплате, требуемой клиентом. Профессиональный счет всегда должен включать:
- Контактную информацию вашего предприятия
- Контактную информацию вашего клиента
- Идентификатор счета или номер счета
- Условия и сроки оплаты
- Подробный перечень оказанных услуг
- Сумма к оплате
Вам нужны советы по дизайну, которые помогут вам создать привлекательный счет-фактуру профессионального вида? Ознакомьтесь с этим руководством для малого бизнеса о том, как оформлять счета-фактуры.
Как мне выставлять счета клиентам?
Чтобы выставлять счета своим клиентам, вы должны создать и отправить счет, как только вы завершите работу над проектом. Таким образом, детали работы будут свежи в вашей памяти, и вы получите оплату как можно быстрее.
Убедитесь, что ваш счет включает в себя все данные, которые ваши клиенты должны будут оплатить вам, включая название вашей компании, срок оплаты счета и общую сумму к оплате.
Нужна дополнительная помощь? Вот полное руководство о том, как выставить счет, чтобы получить оплату быстрее.
СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
Лучшее программное обеспечение для выставления счетов 2021 года
Лучшее программное обеспечение для выставления счетов и биллинговые решения позволят вам просто, легко и точно управлять расходами и доходами вашего бизнеса. Это упрощает отслеживание затрат, прибыли и налоговых обязательств.
Лучшее программное обеспечение для выставления счетов
Когда дело доходит до выставления счетов и выставления счетов, все можно делать вручную в электронной таблице или даже в физической книге.Однако такой путь может привести к ошибкам, не в последнюю очередь с точки зрения номеров и дат счетов-фактур, но вы даже можете опоздать с выставлением счетов. Программное обеспечение для автоматического выставления счетов значительно упрощает весь процесс выставления счетов.
Более того, многие программные решения для выставления счетов и выставления счетов стоят недорого или даже бесплатны для небольшого использования, и многие из них имеют бесплатные пробные версии, чтобы вы могли их протестировать. Это дает возможность стартапам или малым предприятиям увидеть, какой вариант лучше всего подходит для них, и даже доступны корпоративные версии.
Большинство решений для выставления счетов запускаются из облака, поэтому обычно нет загрузок, только веб-портал, с которого ваши счета и выставление счетов могут быть настроены, доступны, отправлены или отредактированы с помощью мобильных приложений, независимо от того, где вы находитесь.
Кроме того, обычно предоставляются не просто счета-фактуры, а рабочие процессы, которые позволяют делать оценки, затраченное время и разбивку затрат даже для командного сотрудничества.
Некоторое программное обеспечение для выставления счетов работает как отдельный пакет, но другие работают как часть более широкой платформы программного обеспечения бухгалтерского учета, что означает, что вы можете при необходимости перейти на что-то более сложное.Кроме того, программное обеспечение для выставления счетов также может работать с некоторыми приложениями и программным обеспечением для отслеживания расходов.
Чтобы помочь в процессе принятия решения, когда дело доходит до выбора правильного решения для вашего бизнеса, мы перечислили лучшее программное обеспечение для выставления счетов здесь.
(Изображение предоставлено FreshBooks)1. FreshBooks
Простое и удобное программное обеспечение для выставления счетов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Шаблоны предоставляются + Автоматические платежи + Получайте выплаты в любой валюте
FreshBooks упрощает выставление счетов и выставление счетов за счет простых в создании и редактировании шаблонов и множества функций, обеспечивающих оптимизацию и эффективность всего процесса для ряда бизнес-моделей.Сюда входит возможность взимать депозит и автоматизировать напоминания. Кроме того, все хранится в Интернете в облаке, поэтому вы можете получить доступ к своим сохраненным данным с помощью мобильных приложений с любого устройства. Вы также можете отслеживать свои бизнес-счета и расходы, и есть особенно удобная функция, которая позволяет вам подключиться к своему банковскому счету для импорта данных, чтобы упростить управление расходами.
Если вы платите за свое время, а не за продукты, есть также функция таймера, которая позволяет отслеживать, сколько оплачиваемого времени вы тратите на проект.Это также применимо, если вы управляете командой и вам нужно следить за тем, сколько работы каждый человек потратил на проект, чтобы установить общий счет для конкретного клиента.
Кроме того, это также может быть представлено в развернутом формате для клиента, чтобы он знал, за что платит. Если клиента беспокоят затраты на проект, вы также можете разрешить ему доступ к любым оценкам в облаке по мере необходимости.
(Изображение предоставлено Zoho)2. Zoho Invoice
Комплексное программное обеспечение для выставления счетов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Простые шаблоны + Автоматические напоминания 9014 + Расширенные функции Причины, по которым следует избегать
-Тяжелые пользователи могут предпочесть Zoho Books
Хорошо организованный и простой в использовании Zoho Invoice — это комплексное программное решение для выставления счетов для малого и среднего бизнеса.Он поставляется с множеством функций, по которым легко ориентироваться, и некоторые из них можно автоматизировать, чтобы сэкономить ваше время при выставлении счетов.
Zoho Invoice также предлагает собственный генератор отчетов, и, поскольку он запускается через облако, вы можете получить к нему доступ и обновить его через доступные приложения. Этот продукт также интегрирован с 11 платежными шлюзами и может выставлять счета на международном уровне, поэтому проблем с приемом платежей возникнуть не должно.
Если вы ищете решение для управления выставлением счетов, выставлением счетов, котировками, контактами и расходами, Zoho Invoice покрывает все это и может быть дополнительно интегрирован в другие продукты Zoho, такие как Zoho Mail, Zoho CRM и Zoho Books.
Для пяти пользователей программное обеспечение можно использовать бесплатно, и это может быть очень полезно для стартапа, который хочет проверить воду и посмотреть, стоит ли продолжать работу с Zoho Invoice.
Хотя существует более дорогой план для неограниченного числа клиентов, возможно, стоит перейти на Zoho Books вместо этого варианта, поскольку последний предлагает как программное обеспечение для выставления счетов, так и комплексное программное обеспечение для бухгалтерского учета. Поэтому для активных пользователей, если у вас нет альтернативы, может быть лучше обновить продукт, а не план.
(Изображение предоставлено Simplybill)3. Simplybill
Биллинговое программное обеспечение, упрощающее выставление счетов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Большое количество шаблонов счетов-фактур + Автоматические налоговые ставки + Резервные копии резервирование от случайного удаления
Как следует из названия, Simplybill — это упрощенное программное обеспечение для выставления счетов, которое включает в себя все основные функции, которые вы ожидаете от настройки и отправки счетов, включая возможность установки автоматических налоговых ставок (даже для разных стран).
Продукт работает в облаке, что позволяет вам получать доступ к своей учетной записи на ходу через мобильные приложения, и вы можете выбрать получение push-уведомлений в случае просрочки счета.
Одним из недостатков является то, что в настоящее время нет поддержки каких-либо платежных шлюзов, хотя Simplybill позволяет использовать ссылки для подписки PayPal.
Цены на Simplybill обычно основываются не на количестве клиентов, а просто на количестве счетов, отправляемых каждый месяц.
(Изображение предоставлено: Invoicera)4.Invoicera
Программное обеспечение для выставления счетов с множеством вариантов выставления счетов
САМЫЕ ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Интегрируется с более чем 25 глобальными платежными шлюзами + Управление несколькими компаниями + Автоматические подписки
Причины, по которым можно избежать отчетности
-Limited
Invoicera — это еще одна программная платформа для выставления счетов и выставления счетов для управления платежами, отслеживания времени и проектных затрат. Как и большинство других, он основан на облаке, поэтому к нему можно получить доступ с помощью приложений, когда вы находитесь вне дома.Настройка проста, но программное обеспечение имеет ряд функций, которые позволят вам охватить практически любой аспект выставления счетов за пределами прямого учета.
Хотя в Invoicera не так много шаблонов, как у других поставщиков, предлагаемые шаблоны полностью настраиваются. Существует также ряд вариантов автоматизации, в том числе регулярные счета-фактуры и подписки, все из которых можно оплачивать через широкий спектр платежных шлюзов.
Кроме того, в Invoicera есть отличная функция для автоматического добавления платы за просрочку платежа, где это применимо.Еще один интересный вариант — это возможность управлять несколькими торговыми именами или компаниями через один и тот же счет.
Существует бесплатный стартовый пакет для трех клиентов, после чего доступны различные платные планы.
(Изображение предоставлено NCH Software)5. Экспресс-счет-фактура
Программное обеспечение для выставления счетов, которое позволяет вам контролировать процесс выставления счетов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Простая программа + Управляйте своими данными + Отсутствие затрат на дополнительных пользователей
Причины, по которым следует избегать
-Нет интеграции с платежным шлюзом
Для тех владельцев бизнеса, которые хотят более прямой контроль над своими данными, Express Invoice от NCH Software — это загружаемое программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов, которое работает самостоятельно бизнес-компьютер или сеть, а не в облаке.
Это дает преимущество возможности напрямую распечатывать или отправлять счета по факсу, а не просто отправлять их по электронной почте, как в других решениях. Это также означает, что вы контролируете свои собственные бизнес-данные, а не третьи лица, несущие за них ответственность. Хотя мобильных приложений нет, Express Invoice позволяет синхронизировать другие устройства, такие как ноутбуки, телефоны Android и даже планшеты Amazon Fire.
Кроме того, это более простое приложение, чем другие, представленные здесь, ориентированное на быстрое и легкое создание счетов-фактур на основе котировок, а не на обработку прямого выставления счетов и оплаты.
Цены начинаются с бесплатной базовой версии, хотя платная версия также доступна для нескольких предприятий. Также имейте в виду, что поскольку это загружаемая программа, вы можете добавлять пользователей без дополнительных затрат.
(Изображение предоставлено Paypal)6. Paypal invoicing
Простое программное решение для онлайн-выставления счетов
ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Простота использования + Обработка платежей + Гибкость + Интернет или email
Paypal предлагает один из самых простых и простых в использовании способов выставлять счета клиентам — и получать деньги.Счета-фактуры можно отправлять или переводить в нескольких валютах, а Paypal может автоматически конвертировать платежи в выбранную валюту, когда вам нужно ее оплатить.
Индивидуальные счета можно отправлять по электронной почте, есть варианты подписки. Тем не менее, это примерно так же автоматизировано, как и есть, поэтому Paypal лучше подходит для небольших объемов, и хотя он может быть хорошим решением для фрилансеров, которым нужно делать всего несколько платежей в месяц, он не так подходит для розничной торговли, если не встроен в существующее программное обеспечение для электронной коммерции, которое вполне возможно на большинстве распространенных платформ.
В чем преимущество Paypal — это простота использования. Вам не нужно загружать программное обеспечение или обновлять его, вы просто входите на веб-сайт и выбираете нужные параметры, а затем копируете код для кнопки оплаты.
Paypal также ведет учет всех платежей и транзакций, доступных на своем веб-сайте, поэтому у вас будет четкая запись, когда дело доходит до бухгалтерского учета по мере необходимости. Кроме того, перевод платежей с Paypal на ваш банковский счет обычно является быстрым и беспроблемным процессом.
(Изображение предоставлено: Invoice Expert)7. Invoice Expert
Упростите свои счета и выставление счетов с помощью этого бесплатного программного обеспечения
САМЫЕ ЛУЧШИЕ СДЕЛКИ СЕГОДНЯ
Причины для покупки
+ Бесплатное программное обеспечение + Простое обновление
Причины, по которым следует избегать
-Windows только
Invoice Expert — это бесплатное программное обеспечение, предназначенное для помощи людям малого бизнеса в оптимизации их задач по выставлению счетов без каких-либо затрат. В результате он поставляется с удивительно хорошо разработанным набором инструментов, которые могут ускорить рабочий процесс и повысить эффективность офисного бизнеса.
Программа не только позволяет отправлять счета, но и может выполнять более широкий круг задач по выставлению счетов, а также помогает вам управлять своими запасами.
В то время как программное обеспечение предназначено в первую очередь для малого бизнеса, Invoice Expert может использоваться более крупными предприятиями, а рабочий процесс может управляться из области панели управления в стиле Windows, что делает его универсальным.
Версия Invoice Expert Lite — это всего лишь немного урезанная версия расширенной версии.В то время как Lite полностью бесплатен, расширенный вариант имеет гораздо больше функций за единовременную плату.
Также рассмотрите эти варианты программного обеспечения для выставления счетов и выставления счетов.
Доступно большое количество опций программного обеспечения для выставления счетов и выставления счетов, и, хотя мы представили пять ведущих, есть множество других, которые также стоит рассмотреть. Это связано либо с их простотой и удобством использования, либо с автоматизацией, либо с доступными функциями, которые могут дать вашему бизнесу преимущество:
Xero — хорошее решение для выставления счетов, которое обеспечивает приличный уровень автоматизации и панель отчетности, чтобы гарантировать, что вы полностью в курсе платежей в режиме реального времени.Напоминания можно отправлять автоматически, а также легко отслеживать неоплаченные счета и платежи, произведенные на сегодняшний день. Xero работает как облачное приложение, что делает его доступным на любом устройстве. Он также позволяет управлять расходами, делать заказы на поставку и эффективно работает как пакет мини-бухгалтерии.
Wave invoicing — еще одно удобное приложение для выставления счетов, которое может работать как отдельное приложение или как часть более широкого набора программного обеспечения для бухгалтерского учета Wave. Легко создавать индивидуальные счета, которые выглядят профессионально, а регулярное выставление счетов легко настроить.Вы можете выбрать получение уведомлений на свой смартфон или мобильное устройство при оплате счета, что упрощает отслеживание платежей. Что, пожалуй, больше всего выделяется в Wave, так это то, что ее можно использовать бесплатно, вместо этого компания берет процент от полученной комиссии. Единственный минус в том, что сборы гораздо больше ориентированы на Европу и выше для Северной Америки.
Invoicely — это еще одна платформа для выставления счетов и выставления счетов, которая поставляется с бесплатным уровнем, который позволяет выставлять неограниченное количество счетов, выставлять счета в любой валюте и может использоваться для нескольких предприятий.Платные планы начинаются с 9,99 долларов США, что открывает такие функции, как регулярные платежи, отслеживание времени, а также пробег и расходы, а также онлайн-платежи. Доступны более дорогие планы, когда ожидается, что их будут использовать более двух членов команды. В целом, это простая и удобная система.
Invoice2Go позволяет отправлять счета-фактуры и оценки на ходу через мобильное устройство и предлагает ряд шаблонов счетов-фактур для использования. Возможности включают в себя платежи по кредитным и дебетовым картам, отслеживание отправки, открытия или просрочки счетов, а также квитанций и расходов.Также есть встроенная аналитика, чтобы вы могли создавать отчеты, чтобы помочь показать, как работает ваш бизнес. Напоминания о платеже также можно автоматизировать, чтобы сократить время платежей.
Мы также рассмотрели другие пакеты биллинга и выставления счетов, включая Procurement Express и Turbine, которые предлагают вариант более стандартной темы.
Обзор лучших предложений на сегодня
Что такое счет-фактура? Назначение, виды, элементы и советы
Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю для получения оплаты.В нее входит стоимость приобретенных товаров или оказанных покупателю услуг. Счета-фактуры также могут служить в качестве юридических записей, если они содержат имена продавца и клиента, описание и цену товаров или услуг, а также условия оплаты.
Эволюция счетов-фактур
Каменные накладные
Счета-фактуры и записи транзакций были сделаны еще в 5000 году до нашей эры в Месопотамии.Торговцы вырезали детали операций на глиняных или каменных табличках, используя самую раннюю форму математики.
Рукописные счета
Выставление счетов позже превратилось в счета-фактуры, написанные от руки на коже животных, пергаменте или бумаге. Эти счета-фактуры содержали большинство элементов современного счета-фактуры и использовали подписи или печати.
Электронные счета
Изобретение компьютеров привело к следующему значительному изменению в выставлении счетов.Эта революция была вызвана желанием сократить традиционные затраты и рабочую силу. С электронными счетами выставление счетов стало дешевле, проще и быстрее.
Онлайн-счета
Появление Интернета привело к появлению более совершенных, безопасных и экологически чистых способов общения с клиентами. Счета-фактуры онлайн являются безбумажными, поскольку счета-фактуры отправляются по электронной почте, а платежи производятся онлайн.
Мобильные счета
Выставление счетов в современном мире стало мобильным.Специализированные компании SaaS (программное обеспечение как услуга) обеспечивают автоматическое, безопасное и мгновенное выставление счетов, так что вы можете выставлять счета на ходу.
Функции счетов-фактур
Компаниям необходимо выставлять счета, чтобы требовать оплаты. Счет-фактура — это юридически обязывающее соглашение, демонстрирующее согласие обеих сторон с заявленной ценой и условиями оплаты. Однако есть и другие преимущества использования счетов-фактур.
Ведение записей
Самым важным преимуществом счета-фактуры является возможность вести юридический учет продажи.Это позволяет узнать, когда товар был продан, кто его купил и кто продал.
Отслеживание платежей
Счет-фактура — бесценный инструмент бухгалтерского учета. Это помогает как продавцу, так и покупателю отслеживать свои платежи и суммы задолженности.
Правовая защита
Правильный счет-фактура является юридическим доказательством договоренности между покупателем и продавцом по установленной цене.Он защищает продавца от мошеннических исков.
Простая подача налоговой декларации
Регистрация и ведение всех счетов-фактур продажи помогает компании сообщать о своих доходах и обеспечивать уплату надлежащей суммы налогов.
Бизнес-аналитика
Анализ счетов-фактур может помочь компаниям собрать информацию о покупательских моделях своих клиентов и выявить тенденции, популярные продукты, пиковые периоды покупок и многое другое.Это помогает разрабатывать эффективные маркетинговые стратегии.
Есть несколько различных типов счетов-фактур
Счет-проформа — это документ, подтверждающий обязательство продавца поставить товары и услуги покупателю по согласованной цене.
Коммерческий счет-фактура — это документ, используемый для таможенного декларирования при продаже товаров, экспортируемых через международные границы.
Кредит-нота — это документ, выдаваемый покупателю в случае возврата товара из-за повреждения или ошибки.
Счет-фактура из расписания отправляется клиенту, чтобы выставить счет за выполненную работу или оказанные услуги на почасовой основе.
Счет-фактура отправляется клиенту, если он вносит предоплату за продукт или услугу.Затем эта сумма вычитается из окончательного платежа заказчика при доставке или завершении работы.
Периодические счета-фактуры создаются и отправляются клиентам через регулярные промежутки времени для повторения транзакций, таких как плата за подписку.
Элементы накладной
Хороший, юридически обоснованный счет-фактура должен содержать всю информацию, которая потребуется клиенту для осуществления платежей, и давать возможность ответить на любые вопросы.Давайте взглянем на различные элементы счета-фактуры:
3
Дата оказания услуги5
Контактное лицо и название организации / продавца6
Имя и контактные данные покупателя8
Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги9
Стоимость единицы продукции11
Общая сумма задолженности в валюте
×
Слово «СЧЕТ-ФАКТУРА»
Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть на видном месте в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.2×
Номер счета-фактуры
Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, например номер счета-фактуры, номер заказа на покупку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца. 3×
Дата оказания услуги
Запись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию. 4×
Дата отправки счета
Дата отправки счета должна быть включена, чтобы платежи производились вовремя.5×
Контактное лицо и название организации / продавца
В счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам. 6×
Имя и контактные данные покупателя
Контактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа. 7×
Условия использования
Все условия и положения компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.8×
Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги.
Счет-фактура должен описывать каждый продукт или тип оказанной услуги. 9×
Стоимость единицы продукта
Должна быть включена стоимость каждой отдельной позиции или услуги. 10×
Ставки налога
Необходимо включить налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.11×
Общая сумма задолженности в валюте
Общая сумма, подлежащая оплате, должна быть четко указана в счете. 12×
Персонализированная записка
Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированную благодарственную записку.Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть на видном месте в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.
Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, например номер счета-фактуры, номер заказа на поставку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца.
3
Дата оказания услугиЗапись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию.
Необходимо указать дату отправки счета, чтобы платежи производились вовремя.
5
Контактное лицо и название организации / продавцаВ счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам.
6
Имя и контактные данные покупателяКонтактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа.
Все условия компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.
8
Строка с подробным описанием каждого продукта или услугиВ счете-фактуре должен быть описан каждый продукт или тип оказанной услуги.
9
Стоимость единицы продукцииСтоимость каждого отдельного товара или услуги должна быть включена.
Необходимо указать налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.
11
Общая сумма задолженности в валютеОбщая сумма к оплате должна быть четко указана в счете.
Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированные благодарственные письма.
Советы по выставлению счетов
Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать ваши счета и обеспечить своевременную оплату:
Стимулирование своевременной или досрочной оплаты счетов
Сделайте процесс выставления счетов и оплаты более удобным для клиентов
Использовать периодическое выставление счетов, если применимо
Обсудить и установить условия платежа в письменной форме
Получите предоплату
Автоматическое выставление счетов
Работа над установлением более тесных отношений с клиентами
Приостановить работу или остановить проекты, если клиент не заплатит вовремя
Хотите узнать больше о том, как убедить клиента оплатить счет вовремя? У Forbes есть для вас несколько рекомендаций.
Современное программное обеспечение для выставления счетов
Современные программные продукты для выставления счетов от SaaS-компаний позволяют автоматизировать, ускорять и управлять процессом выставления счетов, чтобы своевременно получать оплату.
Что можно делать с помощью программы для выставления счетов:
Создание индивидуальных счетов-фактур
Наслаждайтесь полной свободой оформления счетов. Выберите готовый шаблон из галереи и адаптируйте его, чтобы вы могли построить свой бренд так, как хотите.
Автоматизируйте рабочие процессы
Устройтесь поудобнее и позвольте вашему программному обеспечению позаботиться о ваших счетах, автоматизируя утомительные повторяющиеся задачи от рабочих процессов выставления счетов до напоминаний об оплате.
Делайте платежи легко и безопасно
Программа для выставления счетовгарантирует абсолютную безопасность платежей в соответствии с PCI DSS. Вы даже можете автоматически собирать платежи на регулярной основе.
Улучшение отношений с клиентами
Программа для выставления счетовпомогает вашим отношениям с клиентами выйти на новый уровень.Хорошее программное обеспечение для выставления счетов включает поддержку CRM и клиентский портал, где клиенты могут отслеживать свои транзакции или совершать платежи в Интернете.
Преимущества использования программного обеспечения для выставления счетов
Программное обеспечениеInvoice помогает оптимизировать бухгалтерские и финансовые процессы за счет автоматизации важных задач. Таким образом вы сможете:
Сократите расходы за счет сокращения персонала в отделе выставления счетов и выставления счетов
Экономия времени на отслеживании и поиске просроченных платежей
Увеличьте свой денежный поток за счет более быстрой оплаты счетов
Сокращение мошенничества и повышение безопасности
Улучшите отношения с клиентами, предложив более быстрое устранение ошибок
Узнайте, как лучше всего использовать программное обеспечение для выставления счетов в своей сфере деятельности
Хороший счет — это не просто товарный чек, а юридический документ, защищающий ваш бизнес от ошибок и рисков.Правильные инструменты выставления счетов могут помочь вам упростить процесс выставления счетов, улучшить ваш денежный поток и даже упростить бухгалтерский учет. Мобильная система выставления счетов SaaS — это простое современное обновление для любого бизнеса, который застрял в эпоху выставления счетов-фактур.
Лучшие практики выставления счетов: 13 обязательных в 2021 году
Выставление счетов — это последний шаг между предоставлением услуги или продукта и получением платежа от вашего клиента. По иронии судьбы, этот решающий шаг часто игнорируется в стратегии и мыслях, которые заключаются в анализе и развертывании наилучшего обслуживания клиентов для вашего бизнеса.Ни для кого не секрет, что клиенты готовы доплачивать за исключительное качество обслуживания. Компании с развитым менталитетом клиентского опыта могут рассчитывать на выручку на 4-8% выше, чем в остальных отраслях.
Что отличает победителей от проигравших в обслуживании клиентов, так это внимание ко всем мелким аспектам коммуникации, начиная с маркетинга, переходя к продажам и заканчивая отправкой счета покупателю. Чтобы замкнуть петлю на другом положительном моменте, счета-фактуры необходимы и определенно требуют дополнительных усилий.Ниже мы рассмотрим несколько шагов, которые помогут ускорить процесс выставления счетов и выставления счетов, и покажем вам, как использовать автоматизацию для создания счетов, обеспечивая автоматический обмен информацией между проектами и счетами.
1. Будьте проще
Первый шаг — сделать это простым. Подумайте о простоте и убедитесь, что все детали доступны вашему клиенту с первого взгляда. Вероятно, все мы в какой-то момент боролись с оплатой счета. Не делайте той же ошибки.Сделайте все возможное, чтобы помочь вашему клиенту быстро перейти к оплате.
По сути, это означает, что счет-фактура не усложняется жаргоном или не распространяется на несколько страниц. Чтобы сразу же расшифровать значение, вашим клиентам нужен простой для понимания счет, желательно короткий. Только тогда вы сможете ускорить обработку и оплату счетов.
2. Включите принципы брендинга в свой счет-фактуру
Счета — это не просто лист бумаги.Напротив, они должны быть хорошо продуманной частью вашей коммуникационной стратегии. Следите за тем, чтобы это соответствовало общей торговой и маркетинговой деятельности. Сделайте это естественной частью вашего постоянного общения с клиентом. Существует множество отличных инструментов бухгалтерского учета, которые упростят эту задачу и помогут согласовать ее с вашим бизнесом, в т.ч. Xero и QuickBooks.
3. Визуализируйте дату и ссылочный номер на счете-фактуре
Дата и номер ссылки имеют решающее значение. Это упрощает как вам, так и вашему клиенту перемещение по всем счетам вперед и назад.Он позволяет вам систематизировать свои счета-фактуры и в то же время работает как легко передаваемый справочник для вас внутри, например, между отделами, и извне при общении с вашим клиентом.
4. Адрес лица и организации
Не включайте в счет просто название компании. Для небольших клиентов использование имени человека помогает сохранить более дружелюбный и доступный тон. В то время как для более крупных клиентов он работает как средство для финансового отдела, чтобы обратиться к нужному человеку внутри компании в случае возникновения вопросов или важной информации, касающейся выставления счетов.
5. Включите «благодарственную» записку
Опять же, это ссылка на миссию по поддержанию дружественности. Это не обязательно должен быть целый роман, просто короткий абзац имеет большое значение. Вы можете персонализировать их все или оставить один стандартный, например «Мы ценим ваш бизнес». Тебе решать.
6. Дайте четкое описание каждой позиции в счете-фактуре
Это основная, но важная информация. За что мы на самом деле платим? Это возможность объяснить своему клиенту, какую ценность вы предоставили, и в то же время это отличный способ укрепить доверие за счет прозрачности выставления счетов.Кроме того, вы сможете легче отвечать на вопросы позже, если ваш клиент вернется к вам с одним или двумя вопросами.
Опять же, не забывайте о простоте. Прозрачность — это простота. Непрозрачно отправлять вашему клиенту огромный список временных регистраций. Вашему клиенту не важна каждая отдельная вещь, и, что наиболее проблематично, они на самом деле не знают, какую работу они для этого проделали. Вместо этого суммируйте свои элементы до одного или нескольких элементов, например завершенные вехи.
7. Укажите общую сумму, срок и условия платежа
Три важных элемента информации, которые необходимо включить в ваш счет, — это общая сумма к оплате, срок оплаты и условия платежа. Это держит всех на одной странице и гарантирует, что все ясно для обеих сторон.
Обычно, если у вас нет конкретного соглашения с вашим клиентом, клиент должен будет заплатить вам в течение 30 дней с момента получения вашего счета за предоставленные услуги, как того требуют правила Великобритании.Если вы хотите договориться о предоплате или просто о досрочном урегулировании, чтобы защитить себя от задержек платежа, вы можете предложить своему клиенту скидку и обменять ее в течение семи дней. Помните, что правила оплаты также различаются в разных странах. Возьмем два примера: для скандинавских предприятий срок оплаты составляет 14 дней, в то время как испанские фирмы устанавливают условия оплаты в среднем 45 дней.
8. Укажите варианты оплаты
Упростите оплату. Каждый вариант оплаты должен быть легко найден и понят в счете.Сделайте обработку платежа максимально простой для вас и вашего клиента. Можно включить онлайн или мобильный сервис, чтобы произвести оплату за считанные секунды с помощью кредитной карты или банковского счета. Примером может быть простой URL-адрес и, возможно, QR-код, указывающий на платежную службу в веб-браузере или через приложение.
9. Счет-фактура по электронной почте и запрос «уведомления о прочтении»
Электронная почта — один из самых стабильных, прямых и быстрых способов связи. Используйте его, чтобы отправлять счета за секунды и сэкономить деньги на почтовых услугах за один раз.«Уведомления о прочтении» поддерживаются большинством почтовых служб и инструментов для выставления счетов. Это способ сообщить вам, что письмо было получено и прочитано клиентом. Это может помочь вам узнать, не дошло ли электронное письмо до почтового ящика клиента, и, таким образом, вам будет проще принять меры, чтобы это произошло. Вы можете отправить свои счета-фактуры, используя прямую ссылку на онлайн-счет в своем счете-фактуре и платежном решении, отправить счет-фактуру в виде PDF-копии или их комбинацию. Первый вариант наиболее эффективен.
10. Сделайте дружеское напоминание до того, как счет будет подлежать оплате.
Ваш счет, вероятно, не единственный, с которым имеет дело ваш клиент. Отправьте им дружеское напоминание заранее. Здесь вы также можете предложить свою помощь и помощь, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у клиента.
11. Отправьте благодарственное письмо
После получения платежа это хороший жест для развития ваших отношений с клиентом, завершения этого проекта и предложения или предложения средств будущих отношений.Предложите свою помощь и заставьте их запомнить ваш бизнес по сравнению с другими.
12. Храните все свои счета под одной крышей
Храните свои счета и важную информацию в одном централизованном месте, например такой сервис, как Xero или QuickBooks. Это гарантирует, что у вас всегда будет доступ к предыдущим и текущим счетам, и если что-то пойдет не так, вы сможете вернуться и посмотреть, что именно было сообщено вашему клиенту. Сохранение организованной системы также позволяет вам оглянуться назад и проверить, все ли счета-фактуры и платежи были обработаны правильно, и все ли соответствует согласованной сумме и условиям.В этом контексте важно избегать одной ошибки, которую компании допускают слишком часто — отправки исправленного счета после первоначального.
13. Автоматизация повторяющихся задач выставления счетов
Прошли те времена, когда вам приходилось снова и снова создавать счета вручную, теперь времена автоматизации и менее повторяемой работы. Если вы работаете в компании, предоставляющей профессиональные услуги, ручные административные задачи, такие как выставление счетов, могут повлиять на оплачиваемые часы вашей компании и сократить ваш бюджет. Полнофункциональные платформы, такие как Forecast, обеспечивают автоматический обмен информацией между проектами и счетами.Это сокращает объем ручной работы и экономит время, а также значительно снижает вероятность человеческой ошибки.
Помните, что счет-фактура часто является последним прямым общением, которое вы имели с вашим клиентом, и поэтому вам нужно убедиться, что он не будет последним. Подумайте о счете, сделайте тон голоса дружелюбным, сделайте его красивым. Не держите это просто цифрой. С нынешними или предыдущими клиентами намного проще привлечь новых клиентов, чем с новыми потенциальными клиентами. Сделайте их счастливыми.
Нравится то, что вы читаете? Вот еще несколько статей, которые могут вам понравиться:
Какой из них лучше всего подходит для вас?
Заработок и оплата счетов — главный мотиватор, который заставляет людей работать.Если в конце каждого месяца не будет счетов, которые нужно оплачивать, многие люди с радостью бросят работу. Как владелец бизнеса вы можете отправлять счета в начале каждого месяца или вы можете отправлять счета. Но знаете ли вы разницу между выставлением счетов и выставлением счетов?
«Счет-фактура» и «счет» — два самых популярных термина, которые всегда сбивают с толку компании, клиентов и бухгалтеров. Однако между счетами-фактурами и счетами есть много общего и различного. В этом блоге мы упомянули разницу между счетом и счетом.Это поможет вам упростить процесс выставления счетов и легко получать деньги от клиентов. Итак, продолжайте читать этот блог до конца.
Определение счета-фактуры
Фактическое значение счета-фактуры — это юридический документ, выдаваемый владельцем бизнеса своему клиенту, в котором кратко излагаются продукты и услуги, а также подробная информация об общей сумме денег, которую он должен за работу. В счете-фактуре указываются следующие реквизиты:
- Включает детали для запроса платежа от клиента.
- Он предоставляет подробную информацию об условиях оплаты, стоимости за единицу, стоимости доставки и любых других условиях, включенных в транзакцию.
- Выдается до поступления платежа.
Определение векселя
Счет — это один из видов документов, в котором указывается общая сумма задолженности клиента за продукты и услуги, который печатается или записывается в виде небольшого отчета о расходах.
- Счет выставляется перед отправкой платежа для получения оплаты.
- Счет представляет собой запись о товарах и оказанных услугах в качестве напоминания о причитающейся оплате.
- Когда клиент получает счет-фактуру, он должен произвести оплату немедленно.
Выставление счетов и выставление счетов: основные различия между выставлением счетов и выставлением счетов
Хотя оба термина часто используются как синонимы после заказа на поставку, некоторые ключевые различия отделяют счета-фактуры и счета-фактуры друг от друга. Мы проконсультировались с экспертами в области финансирования счетов-фактур, и вот основные различия между ними.
| Выставление счетов | Выставление счетов |
|---|---|
| Это термин, используемый предприятиями, которые собирают платежи от своих клиентов. | Клиенты обычно обращаются к счетам как к счетам, когда они производят платеж. |
| Счета-фактуры обычно включают имя и адрес клиента. | Счета обычно носят общий характер и содержат только сумму и детали без каких-либо факторов персонализации. |
| Счета-фактуры имеют расширенный кредитный лимит, и клиент производит полную оплату через несколько дней после получения счета-фактуры за продукт или услугу. | Счета в основном оплачиваются авансом и немедленно, без продления кредитного лимита. |
| Юристы, бухгалтеры, оптовые торговцы обычно отправляют счета своим клиентам. | Счета обычно выставляют в ресторанах или салонах. |
Советы по составлению лучших счетов
- Выберите хорошее программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов (воспользуйтесь бесплатным пробным периодом перед оплатой), которое оправдывает предоставляемые услуги.
- Используйте соответствующие номера счетов, контактные данные и общую сумму для немедленной оплаты.
- Установите условия оплаты и политику возврата, чтобы избежать путаницы на более поздних этапах.
- Следует использовать профессиональные и безошибочные дизайны счетов-фактур, чтобы помочь вам произвести лучшее впечатление на ваших клиентов.
- Будьте вежливы и используйте слова вроде «спасибо» и «пожалуйста». Например, вы можете включать такие предложения, как «Пожалуйста, произведите полную оплату в течение 15 дней. Спасибо за ваше сотрудничество.”
- Воспользуйтесь внешней помощью, если она необходима для выставления счетов, для целей бухгалтерского учета или для сбора денег с неплательщиков.
Детали, включенные в документ счета-фактуры, такие как дата, адрес, позиции, сумма и налоги.
2. Как происходит процесс выставления счета?
Процесс выставления счетов — это весь процесс, который владельцы бизнеса реализуют при выставлении счетов своим клиентам или покупателям.
3. Сколько времени занимает обработка счетов?
Владельцы бизнеса могут устанавливать свои собственные условия, предоставлять скидки за досрочную оплату и штраф за просрочку платежа. Однако, если между бизнесом и клиентом нет никаких условий, оплата должна быть произведена в течение 30 дней.
ЗаключениеТеперь, когда вы знаете ключевые особенности и элементы счетов-фактур, вам стало проще создавать собственные счета-фактуры для ваших клиентов. Самое главное, что этот процесс поможет вам быстрее получать платежи, управлять финансами, оптимизировать рабочий процесс, а также снизить психологическое давление, связанное с платежами.
Мы в InvoiceOwl всегда стараемся предоставить вам более подробную информацию о выставлении счетов. Воспользовавшись нашими советами по созданию более точных счетов-фактур, вы сможете отправлять своим клиентам правильные данные.
Выставление счетов вашим клиентам
После того, как у вас будет:
- Добавлены ваши клиенты
- Настройте свои продукты
- Установите ставку налога с продаж
- Установите условия оплаты по умолчанию (например, чистые 30)
Теперь вы готовы создавать и отправлять счета своим клиентам за продукты или услуги, которые они приобрели у вас.
Чтобы добавить счет для клиента:
Учет и отчетность> Задачи клиента> Создать счет-фактуру
- Выберите Имя клиента . При необходимости вы можете добавить сюда нового клиента, не выходя из счета, нажав «Добавить нового».
- Номер счета автоматически покажет следующий доступный номер с момента создания последнего счета. При необходимости вы можете это изменить.
- Дата выставления счета установлена на сегодняшний день.При необходимости измените дату.
- При необходимости введите номер Ссылка .
- При необходимости выберите Срок оплаты . Это автоматически рассчитает срок оплаты счета. См. Установка условий оплаты счета.
- Если вы настроили отделы, выберите дополнительный Отдел . Для получения дополнительной информации см. Управление бухгалтерией.
- Срок оплаты устанавливается на сегодняшний день, если вы не выбрали Срок платежа.При необходимости измените дату.
- Выберите свой продукт или услугу из раскрывающегося списка. При необходимости вы можете добавить сюда новый продукт / услугу, не выходя из счета, нажав «Добавить новый». Для получения дополнительной информации о том, как добавлять продукты и услуги, см. Настройка продуктов и услуг.
- Количество (Кол-во) будет установлено на 1. При необходимости измените количество.
- Цена будет автоматически отображаться для этого продукта / услуги в зависимости от вашего списка продуктов или услуг.При необходимости вы можете изменить цену в счете.
- Отобразится счет доходов для этого продукта. При необходимости вы можете это изменить. Клиент не увидит эту учетную запись, когда вы распечатаете счет, это только для вашей информации.
- Чтобы добавить скидку только к этой позиции, щелкните ссылку «Скидка». Вы также можете применить скидку ко всей накладной. См. Добавление скидок в счет клиента .
- При необходимости добавьте дополнительное описание для продукта.Это будет отображаться в счете и в отчетах.
- Чтобы добавить в счет еще один продукт или услугу, щелкните Добавить под строкой. При необходимости вы можете удалить строку.
- Если вы взимаете налог с продаж, будет использоваться ставка налога с продаж , которую вы ввели в качестве ставки по умолчанию на экране «Ставка налога с продаж». При необходимости вы можете добавить новую ставку налога с продаж в счет-фактуру и сохранить эту ставку в качестве ставки налога по умолчанию на будущее. Для получения дополнительной информации см. Настройка налога с продаж .
- Итоговая сумма счета будет автоматически обновлена с учетом общей суммы к оплате.
- Введите необязательный комментарий к накладной . Ваши клиенты увидят это внизу счета.
- Если у вас есть Accounting Premium, вы можете прикрепить электронные файлы и квитанции к этому счету, нажав «Прикрепить файл». Подробнее см. Управление квитанциями и документами.
- При необходимости вы можете сохранить черновик этого счета и вернуться позже для завершения. Щелкните « Сохранить как черновик ».”Вы найдете свои проекты счетов в разделе Отчеты> Бухгалтерский учет> Отчеты клиентов> Счета-фактуры.
- Нажмите « Сохранить счет ».
Вы увидите страницу сведений о счете, подтверждающую, что счет был создан. Отсюда вы можете выполнять действия с этим счетом по мере необходимости:
Вы можете просмотреть свои недавно созданные счета-фактуры и черновики, перейдя в Отчеты> Отчеты по клиентам> Счета-фактуры . См. Раздел «Управление счетами клиентов» для получения дополнительной информации.
Определение счета
Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это коммерческий документ с отметкой времени, в котором перечисляются и регистрируются транзакции между покупателем и продавцом. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводятся сведения о доступных способах оплаты.
Типы счетов-фактур могут включать бумажную квитанцию, счет продажи, дебетовую накладную, счет-фактуру продажи или электронную запись в Интернете.
Ключевые выводы
- Счет-фактура — это документ, который поддерживает запись транзакции между покупателем и продавцом, например бумажную квитанцию из магазина или онлайн-запись из электронного магазина.
- Счета-фактуры являются важным элементом системы внутреннего контроля и аудита бухгалтерского учета.
- Расходы, указанные в счете-фактуре, должны быть одобрены ответственным руководящим персоналом. В счетах-фактурах обычно указываются условия оплаты, удельные затраты, доставка, обработка и любые другие условия, указанные во время транзакции.
Основы счета-фактуры
В счете-фактуре должно быть указано, что это счет-фактура на лицевой стороне счета. Обычно он имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета, который используется для внутренней и внешней ссылки. Счет-фактура обычно содержит контактную информацию продавца или поставщика услуг на случай ошибки, связанной с выставлением счетов.
Условия оплаты могут быть указаны в счете-фактуре, а также информация, касающаяся любых скидок, деталей досрочного платежа или финансовых сборов, начисленных за просрочку платежа.В нем также представлена стоимость единицы товара, общее количество приобретенных единиц, фрахт, обработка, доставка и связанные с этим налоговые сборы, а также указана общая сумма задолженности.
Компании могут просто отправить отчет на конец месяца в качестве счета-фактуры по всем невыполненным транзакциям. В этом случае в заявлении должно быть указано, что никакие последующие счета отправляться не будут. Исторически счета-фактуры регистрировались на бумаге, часто с созданием нескольких копий, так что покупатель и продавец имели запись транзакции для своих собственных записей.В настоящее время довольно распространены компьютерные счета-фактуры. Их можно распечатать на бумаге по запросу или отправить по электронной почте сторонам сделки. Электронные записи также позволяют упростить поиск и сортировку определенных транзакций или определенных дат.
Счет-проформа — это предварительный счет-фактура, отправляемый покупателям до отгрузки или доставки товаров. В счете-фактуре обычно описываются приобретенные товары и другая важная информация, такая как вес доставки и транспортные расходы.Счета-проформы часто используются при международных операциях, особенно в таможенных целях при импорте.
Счет-проформа является обязательным соглашением, хотя условия продажи могут быть изменены.
Важность даты выставления счета
Дата выставления счета представляет собой время и дату с указанием времени, когда на товары был выставлен счет и транзакция была официально зарегистрирована. Таким образом, дата счета-фактуры содержит важную информацию об оплате, так как она определяет продолжительность кредита и дату оплаты счета.Это особенно важно для организаций, предлагающих кредит, например, 30 нетто. Фактическая дата оплаты счета обычно составляет 30 дней после даты выставления счета. Точно так же компании предлагают покупателям возможность возврата товаров, как правило, с крайним сроком, основанным на определенном количестве дней с момента подтверждения покупки, как указано в счете-фактуре.
Электронное выставление счетов
С наступлением компьютерной эры людям и предприятиям стало проще полагаться на электронные счета-фактуры как на альтернативу бумажным документам.Электронное выставление счетов, или электронное выставление счетов, — это форма электронного выставления счетов для создания, хранения и отслеживания документов, связанных с транзакциями, между сторонами и обеспечения выполнения условий их соглашений.
Эти электронные документы могут включать в себя счета-фактуры и квитанции, заказы на покупку, дебетовые и кредитовые ноты, условия и инструкции по оплате, а также квитанции о переводе. Цифровые счета обычно отправляются по электронной почте, через веб-страницу или через приложение. К преимуществам можно отнести следующее:
- Постоянство и устойчивость к физическим повреждениям
- Простота поиска и сортировки по конкретным именам, терминам или датам
- Повышенная контролируемость
- Возможность распечатать или воспроизвести по запросу
- Возможность сбора данных и бизнес-аналитики
- Сокращение использования бумаги
Электронное выставление счетов включает в себя несколько технологий и вариантов входа и используется как общий термин для описания любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты.Несколько стандартов электронного выставления счетов, таких как EDIFACT и UBL, были разработаны во всем мире для облегчения внедрения и повышения эффективности.
Счета и счета к оплате
Счета-фактуры отслеживают продажу продукта для управления запасами, бухгалтерского учета и налогообложения, что помогает отслеживать кредиторскую задолженность и аналогичные причитающиеся обязательства. Многие компании отправляют продукт и ожидают оплаты в более поздний срок, поэтому общая сумма к оплате становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца.
Современные счета передаются в электронном виде, а не на бумажных носителях. Если счет-фактура утерян, покупатель может запросить копию у продавца. Использование счета-фактуры означает наличие кредита, поскольку продавец отправил товар или предоставил услугу, не получив аванс наличными.
Счета-фактуры отличаются от заказов на покупку, которые создаются до того, как клиент заказывает товар или услугу.
Счета и внутренний контроль
Счета-фактуры являются важным элементом внутреннего контроля бухгалтерского учета.Расходы по счету должны быть одобрены ответственным управленческим персоналом. В качестве альтернативы счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку, и после согласования информации производится оплата утвержденных транзакций. Аудиторская фирма обеспечивает внесение счетов в соответствующий отчетный период при тестировании на сокращение расходов.